Criterio 6.4

En el año 2010 se inició la conversión y operación de una nueva plataforma integradora para dar solución a los problemas de atención y obsolescencia; esta plataforma ha permitido generar información tanto de la administración escolar como la académica para encontrar áreas de oportunidad para la mejora.

Este sistema ha permitido administrar la información del estudiante y su proceso educativo, la información estadística es base para la generación de reportes en el SiUANE, se puede controlar la información sobre calificaciones de los estudiantes, conocer reportes de calificaciones para ubicar a estudiantes que estén pendientes presentación de exámenes finales y poder programarle sus asignaturas pendientes, conocer el nivel de riesgo académico por la cantidad de asignaturas reprobadas, información precisa sobre su estado financiera en sus colegiaturas, el estudiante puede evaluar los servicios de la universidad a través de diversas encuestas, así como la evaluación del docente en cada asignatura, el estudiante en su portal puede consultar su kárdex o registro de calificaciones de su plan de estudios, registrar sus actividades de Servicio social y de sus prácticas profesionales lo que nos permite llevar un control y seguimiento de dichas acciones. Hacer comparativos prácticamente de cualquier información del registro de datos de los estudiantes. Dada la cantidad de información puede ser mostrada en una sesión vía electrónica para conocer a mejor detalle el alcance de los datos históricos.

En los próximos párrafos se describen algunas partes de interacción para el servicio de los estudiantes. El proceso de admisión empieza desde la generación de una ficha para el acceso al examen de admisión, que incluye generar fechas para exámenes de admisión. Cuando el aspirante se acerca a la Universidad para solicitar una ficha, se capturan datos que permiten la identificación, incluyendo la toma de fotografía que se plasma en un listado de aspirantes a imprimir para el día del examen de admisión para validar que el candidato es quien lo presenta. Con la ficha de examen se genera una clave de usuario y contraseña para que acceda al portal del aspirante y pueda capturar su solicitud de admisión, así como consultar la guía del examen y consultar el resultado de este.

El departamento de desarrollo académico revisa los exámenes y publica en el sistema los resultados para que el aspirante los pueda consultar en el portal vía web. Con esa autorización, el aspirante puede procesar su inscripción académica – administrativa, donde puede revisar sus asignaturas y horarios; durante este proceso se generaron los horarios, asignaturas, turnos, captura de costos de colegiaturas e inscripciones, becas y asignaciones y contratos de docentes. Este proceso se genera reiteradamente cada periodo de inscripción, sea semestral o tetramestral.

En el sistema, los docentes ya asignados a una materia pueden acceder para la captura de la dosificación (planeación) de la asignatura, misma que les servirá a los estudiantes para dar seguimiento a sus clases, trabajos y tareas. Así mismo, esta dosificación sirve como hoja de registro de asistencia del docente durante sus sesiones. Como resultado de la pandemia, trasladamos los contenidos hacia la plataforma electrónica de CANVAS por lo que ahora la dosificación está en ese instrumento.

Al finalizar las clases, el docente accede al sistema vía web para capturar las calificaciones obtenidas por los alumnos. Este proceso se cierra con la impresión del reporte de calificaciones en el departamento de control escolar, generando un número de acta que controla los registros de dichas calificaciones.

Todos los integrantes de la Universidad pueden acceder a través de portal, estudiantes, docentes o personal administrativo a una cantidad muy importante de bibliotecas electrónicas para su desarrollo académico.

En los últimos semestres, el alumno puede tener la obligación de llevar asignaturas opción tesis cuando el promedio de calificaciones de su plan de estudios es inferior a 90, además puede optar por no presentar el examen profesional y llevar un diplomado de liderazgo; tanto los cursos opción tesis como el diplomado los puede llevar online. La carga de este tipo de asignaturas es similar a la programación oficial por lo que se generan listados de calificaciones, así como controles sobre la administración de estos cursos.

Las becas son asignadas y registradas en cada campus y supervisadas desde la rectoría por la jefatura de Becas, por lo que al momento de hacer una inscripción el estudiante ya tiene la beca aplicada para su proceso administrativo de pago.

Durante todo el proceso existe una cantidad importante de reportes académicos – administrativos para supervisar y proponer mejoras en la operación académica.

Como complemento es necesario comentar que la garantía de la información personal y académica de todos los integrantes de la Universidad es prioridad número 1, Los niveles de seguridad para el sistema están supeditado a que el usuario solo puede acceder al o los equipos de cómputo donde le haya sido autorizado, debido a que su nombre de usuario y contraseña están ligados a la mac address (identificador de la dirección física de un dispositivo de red en una computadora), lo que lo hace restringir accesos no autorizados en el sistema.

El sistema procesa todo desde cada sitio por medio las redes y el internet, se muestra a continuación el diagrama de comunicación de la unión de todas las redes para que el SiUANE pueda funcionar de forma centralizada a través de servidores únicos para toda la Universidad.

El sistema es de propia creación y diseño y es controlado y centralizado con todos sus criterios y procedimientos para su aplicación general en todos los campus, garantizando que sean estandarizados todos sus procesos, lo que nos ha permitido crecer y desarrollar mecanismos de control y mejora.

Frecuentemente existen solicitudes de usuarios para agregar, modificar o adecuarlo, mismas que son supervisadas y evaluadas para asegurar que las propuestas sean de carácter general y de beneficio para los demás usuarios. Los usuarios tienen autorizaciones de distinto nivel para garantizar la integridad de la información, además existen mecanismos de control en el diseño del sistema que garantizan la confiabilidad de la información de alumnos, docentes y procesos.

Existen, además, otros sistemas de gestión con lo que se cuenta en la Universidad y que complementan el servicio de los estudiantes y docentes.

Este sistema ha permitido administrar la información del estudiante y su proceso educativo, la información estadística es base para la toma de decisiones, se puede controlar la información sobre calificaciones de los estudiantes, conocer reportes de calificaciones para ubicar a estudiantes que estén pendientes presentación de exámenes finales y poder programarle sus asignaturas pendientes, conocer el nivel de riesgo académico por la cantidad de asignaturas reprobadas, información precisa sobre su estado financiera en sus colegiaturas, el estudiante puede evaluar los servicios de la universidad a través de diversas encuestas, así como la evaluación del docente en cada asignatura, el estudiante en su portal puede consultar su kárdex o registro de calificaciones de su plan de estudios, registrar sus actividades de Servicio social y de sus prácticas profesionales lo que nos permite llevar un control y seguimiento de dichas acciones. Hacer comparativos prácticamente de cualquier información del registro de datos de los estudiantes. Dada la cantidad de información puede ser mostrada en una sesión vía electrónica para conocer a mejor detalle el alcance de los datos históricos.

Durante este proceso de pandemia, el sistema fue la columna vertebral para poder seguir la actividad académica, la unión entre el SiUANE-LMS de Canvas -Teams de Microsoft, permitió la continuidad de los servicios académicos al estudiante.